Nedavno smo bili svjedoci žustrih ideoloških rasprava koje su bile vezane uz donošenje novog Zakona o arhivskom gradivu i arhivima. Povlačila se tema dostupnosti gradiva iz vremena Jugoslavije, a poglavito onih dokumenata koji su nastali radom tadašnjih tijela i organizacija te sadrže važne informacije koje mogu ukazivati na počinjenje određenih kaznenih djela ili kršenja ljudskih prava. Kako je svrha novog zakona „otvaranje“ arhiva, kao novina se svakako može spomenuti odredba o dostupnosti javnog arhivskog gradiva koje je nastalo do 22. prosinca 1990. godine. Pošto se već godinama vode polemike o prešućenim temama iz razdoblja bivše države, sada bi pristup dokumentima koji mogu iznijeti nove povijesne činjenice trebao biti lakši. Postoje svakako neka ograničenja u pogledu korištenja osobnih podataka iz tog gradiva, ali istraživači, povjesničari i ostali korisnici arhiva će sigurno biti zadovoljni s novim mogućnostima za svoja istraživanja. Jedina informacija koja nedostaje javnosti je broj ili postotak obrađenih fondova iz tog razdoblja. Ukoliko fond nije obrađen i nad njim ne postoji intelektulani nadzor, korisnicima su te kategorije dokumenata nedostupne i neće moći naći ono što traže.
Pošto se „otvaranje“ arhivskih institucija doživljava kao nešto od javnog interesa, bilo bi zanimljivo postaviti pitanje koliko uopće građani posjećuju arhive. Neke relevantne novije statistike o broju korisnika ili posjetitelja na stranicama Hrvatskog državnog arhiva (krovne arhivske institucije u Hrvatskoj) te Ministarstva kulture nisu dostupne. Može se steći dojam da se o toj temi zapravo malo govorilo i možda informiranost građana nije toliko izražena kao kod drugih kulturnih ustanova poput muzeja ili kazališta.
Kako pronaći ono što nas zanima?
Prilikom prvog posjeta nekom od arhiva građani su vjerojatno prepuni dilema i nepoznanica što se uopće može zatražiti od gradiva i na koji način to funkcionira. Uobičajena poveznica s arhivima su najčešće genealoška istraživanja kojima se dolazi do podataka o precima i povijesti obitelji, ali ostatak gradiva koje se čuva u spremištima uglavnom nije prepoznat ili se ne zna što je sve od njega dostupno. Gdje se može pronaći informacija o gradivu koje sadrži pojedini arhiv? Iako sve arhivske institucije imaju izdanja svojih vodiča za arhivsko gradivo, izdanje u kojem se nalaze popisi cjelokupnog arhivskog gradiva Republike Hrvatske je Pregled arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske. To izdanje iz 2006. godine u dva sveska donosi velik broj informacija o svim arhivskim fondovima koji su popisani prema arhivima. Osim Hrvatskog državnog arhiva i Hrvatskog filmskog arhiva, u izdanju su navedene evidencije za četrnaest državnih arhiva koji imaju svoje upravno područje (do danas se broj istih povećao). Građa koja je prikazana prema pojedinom arhivu organizirana je prema područjima. Primjerice, navedena su područja „Uprava i upravne službe“, „Pravosuđe“, „Odgoj i obrazovanje“ te mnoga druga čime se olakšava potražnja za specifičnim gradivom. Svaki fond ima svoj posebnu oznaku (serijski broj) koja počinje sa skraćenim nazivom arhivske institucije nakon čega slijede numeričke oznake. Prema podacima iz spomenutog izdanja, najstarije zbirke dokumenata potječu iz perioda između 9. i 12. stoljeća.
Posjet arhivu
Našli smo odgovarajući fond i imamo njegovu oznaku. Kako doći do traženog gradiva? Kao korisnici smo dužni najprije uputiti pisani zahtjev prema arhivu čije gradivo želimo koristiti. Arhivi za takve zahtjeve imaju posebne obrasce koje ispunjavamo prilikom dolaska i dobro je imati čim više podataka o fondu ili dokumentu koje želimo dobiti na korištenje. Arhivsko gradivo je u pravilu svima dostupno 30 godina nakon nastanka, ali postoje i određena ograničenja. Neke kategorije poput gradiva pod stupnjem tajnosti ili gradiva koje je od posebnog interesa za Republiku Hrvatsku dostupne su tek nakon 50 godina. Posebnu pažnju treba obratiti na arhivsko gradivo koje sadrži osobne podatke. Takva kategorija gradiva dostupna je 70 godina od nastanka tj. 100 godina od rođenja osobe na koju se odnosi. Pošto su rokovi dostupnosti vrlo kompleksno pitanje, svaki pisani zahtjev korisnika za korištenje arhivskog gradiva se evaluira. Zahtjev se može odobriti ili odbiti uz obrazloženje. Odredbe novog zakona bi trebale ići prema lakšoj dostupnosti gradiva pa se očekuje i lakši pristup korisnicima. U situacijama kada kao korisnici nismo sigurni gdje se nalazi gradivo ili dokumenti koje tražimo, stručno osoblje arhiva nam može pomoći. Kada osoblje arhiva mora zbog našeg zahtjeva provesti opsežnije istraživanje, takva usluga se naplaćuje.
Prilikom dobivanja gradiva na korištenje i njegovog pregleda, vrlo su korisna obavijesna pomagala. To su evidencije (najčešće se radi o tzv. „inventarima“) u kojima je opisan pojedini arhivski fond. U njima je prikazana povijest fonda, dostupne su informacije o njegovom stvaratelju i objašnjen je raspored gradiva prema tehničkim jedinicama (npr. kutije, registratori, mape itd.). Korištenje obavijesnih pomagala je besplatno.
Prostor za pregledavanje arhivskog gradiva je u arhivima osiguran za korisnike, a svako kopiranje, ovjera ili dobivanje digitalne verzije dokumenta naplaćuje se prema službenom cjeniku ustanove.
Literatura:
Pregled arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske, Hrvatski državni arhiv, 2006., sv. 1 i 2
